Häufig „kümmert“ sich innerhalb einer zwei- oder mehrgliedrigen Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GbR) nur ein Gesellschafter um die Belange der GbR und verwahrt für diese sämtliche Geschäftsunterlagen auf. Dies ist vor allem bei kleineren Grundstücksgesellschaften oder Familiengesellschaften der Fall. Solange unter den Gesellschaftern kein Streit herrscht, ist dies auch völlig in Ordnung und von allen anderen Gesellschaftern so gewünscht.
Anspruch auf Einsichtnahme besteht
Kommt es jedoch innerhalb der GbR zu Streitigkeiten (z.B. bei der Auseinandersetzung der GbR; wegen der finanziellen Lage der GbR oder wegen Ansprüchen von Gläubigern), ist der Gesellschafter, der bislang nicht die Geschäftsunterlagen verwahrt hat, auf die Einsichtnahme in die Geschäftsunterlagen angewiesen. Viele GbR-Gesellschafter wissen nicht, dass ihnen gemäß § 717 BGB n.F. ein umfassendes Einsichtsrecht in alle Geschäftsunterlagen der GbR zusteht.
Umfang des Einsichtsrechts
Der GbR-Gesellschafter kann danach sämtliche Unterlagen und Papiere der Gesellschaft einsehen, sich hieraus Kopien anfertigen, elektronisch vorhandene Dateien auf einem Bildschirm ansehen und Ausdrucke anfertigen, Anlagen und Betriebsvorrichtungen besichtigen, einen Sachverständigen mit der Einsichtnahme in Bücher und Schriften der Gesellschaft beauftragen und Sachverständige mit der Besichtigung von Anlagen und Betriebsvorrichtungen beauftragen. Das Einsichtsrecht bezieht sich also auf alle Unterlagen, einschließlich Korrespondenz sowie Aktenvermerke und sonstige Aufzeichnungen sowie ebenfalls auf die vollständigen auf den Namen des geschäftsführenden Gesellschafters geführten Privatkonten, welche Buchhaltungsunterlagen sind. Des Weiteren besteht ein Einsichtsrecht in die in der EDV vorhandenen Unterlagen, vergleiche BGH, Beschluss vom 23. April 2013 – II ZR 4/12, Beck RS 2013, 09735.
Generell ist es jedem Gesellschafter – schon aus Haftungsgesichtspunkten – zu empfehlen, sich regelmäßig über die Lage der Gesellschaft durch Einsicht in die Geschäftsunterlagen zu informieren.